7 lưu ý khi viết e-mail

7 lưu ý khi viết email

Hẳng ai trong chúng ta cũng đã một lần được học về cách viết thư, cách viết thư cũng được đưa vào chương trình giảng dạy ở bậc phổ thông, biết cách viết là một chuyện nhưng viết thế nào để người đọc hiểu được vấn đề mình muốn nói thì lại là chuyện khác.

Đối với những đồng nghiệp trong công ty, bạn có thể dễ dàng truyền tải ý muốn của mình thông qua một vài dòng đơn giản; nhưng với đối tác thì từ hình thức đến nội dung email phải được chú trọng.

Về cơ bản gửi một bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự. Người viết làm một việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc. Và vì vậy đây là 7 lời khuyên khi gửi một bức Email tốt nhất có thể được và làm cho mọi người cảm thấy dễ chịu

Lưu ý 1: Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.

Tiêu đề rõ ràng, mang ý chính của bức thư

Ðừng viết là Thư của bạn hay Thư. Subject như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không?

Hai cái hộp nữa là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbon copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp to: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy, người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.

Lưu ý 2: Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.

Email có thể có hai dạng khác nhau:

- Inline plain text

- Attachment

Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Paintshop).

Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

Hạn chế dùng file đính kèm

     a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.

     b. File đính kèm có thể mang theo Virus.
 
    c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.

Lưu ý 3: Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).

Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.

Lưu ý 4: Một dòng không nên quá dài.

Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?

Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter. 

Lưu ý 5: Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt. 

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp.

Và nếu họ hiểu sai thành một nghĩa khác, thì có thể sẽ để lại những hệ quả xấu không đáng có.

Lưu ý 6: Ðừng la hét? (YELL!)

Đừng la hét!!!

Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?

Hãy nhìn vào những từ sau đây:

     1. ENGLISH (chữ viết hoa)

    2. English (chữ đầu viết hoa và chữ viết thường)

Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiểu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.

Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này *.

Lưu ý 7: Hãy ký tên trong Email của bạn

Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại..

Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo.

Với những lời khuyên này bạn có thể thành công hơn với những bức thư điện tử của mình. 

Làm việc qua email ngày càng phổ biến, email trở thành một công cụ hữu ích trong việc truyền đạt thông tin, chào hàng đến với đối tác và khách hàng của mình. Hi vọng rằng những lưu ý trên sẽ giúp ích cho những người kế toán, nhân viên kinh doanh, thư ký văn phòng là những người thường xuyên làm việc với email.

Để viết một bức email không khó, nhưng viết hay, rõ ràng, để người đọc hiểu rõ ý là điều không đơn giản, và, một gợi ý nhỏ nhé, hãy viết thật nhiều bức email sau đó gửi cho những người quen của bạn và nhờ họ góp ý thẳng thắn về nội dung bức mail, từ đó bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa để có cách viết email của riêng mình.

Nguồn Sưu tầm

Khóa học kế toán trưởng của IEDI:

Khóa học kế toán trưởng doanh nghiệp

Khóa học kế toán trưởng hành chính sự nghiệp